הפונקציונליות וההתאמה מערכת ZOHO CRM בנויות משלושה מרכיבים עיקריים
1. ממשק ניהול – פונקציות האדמיניסטרציה/ התקנה (Administration/Setup Functions) שממנה ניתן לגשת לתוספים שונים לשם התקנתם עם המערכת.
2. המודולים סטנדרטיים והפונקציות הנלוות לכל מודול
- הטפסים והפונקציות הנלוות לטופס
- תצוגות – (Views) והפונקציות שנלוות לתצוגה
3. יכולות ההתאמה Customization לצרכים המיוחדים לכל ארגון
- התאמת המודולים סטנדרטיים, בניית מודולים חדשים וייחודיים ללא כלי פיתוח developer tools וכן בניית יישומים ע"י מחולל אפליקציות Zoho Creator.
- התאמת שימוש ע"י מערכת הרשאות מתקדמת.
- תוספים אופציונליים ויכולות אינטגרציה עם מערכות אחרות Add-ons and Integrations. מבין התוספים הרבים נציין את מחולל האוטומציה המשוכלל והגמיש ומערכת ניהול פרויקטים המותאמת במיוחד לעסקים קטנים ובינוניים.
- יכולת עבודה ב 20 שפות.
- התאמת דוחות.
טפסים
ניתן לערוך את המבנה של כל טופס. בטופס ניתן להוסיף או לגרוע שדות (סיגול/התאמה Customization), ולהוציא מספר שדות שהם שדות חובה של המערכת. בתצורה החינמית לא ניתן להוסיף שדות בטופס. לתכונה זו חשיבות מהמעלה הראשונה שכן בעזרת השדות ניתן להגדיר את הנושאים שיש לתת הדעת עליהם וכן להעביר נושאים מתודולוגיים לתשומת לב העובדים שלעתים נשכחים בלהט עבודת היום יום.
תצוגות (חתכים/מבטים – Views)
תצוגות מאפשרות לנהל את המידע האגור בכלל טפסי המודול, לנתחו ולהציגו בחתכים/תצוגות המקנים יכולת להסיק מסקנות מהמידע.
שליטה ביצירת החתכים/תצגות משנה ויכולות ליצור תצוגות על פי מאפיינים מוגדרים מראש תוך שימוש באופראטורים בוליאניים. במידה רבה מהוות התצוגות דו"חות המשקפים את המידע שקיים במודול וגם את המידע החסר (אם השדה הוא ריק – דבר שלעיתים חשוב יותר).
